INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S.
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: 24 de julio de 2026
Responsable del tratamiento: Joanna Patricia Linares Poveda – Coordinadora de HSEQ y Oscar Daniel Rincón Cardona – Jefe de Talento Humano.
NIT: 800.096.386-1
Domicilio: Bogotá
Dirección: Carrera 17 No. 164 – 43
Correo para protección de datos: HSEQ@coltoys.com y Rhumano@coltoys.com
Teléfono: (601) 6784458
Sitio web: www.coltoys.com
1. Introducción
En INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. reconocemos la importancia de proteger la información personal de nuestros colaboradores, candidatos, clientes, proveedores, aliados, visitantes y demás grupos de interés. Por ello, adoptamos esta Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de establecer reglas claras, transparentes y seguras para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión y demás operaciones que puedan realizarse sobre datos personales.
Esta política busca garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares, en especial los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal, así como a revocar la autorización otorgada cuando sea procedente. Estos derechos hacen parte del marco colombiano de protección de datos personales previsto en la Ley 1581 de 2012.
2. Objetivo
Establecer los lineamientos, principios, finalidades, derechos, deberes y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales realizado por INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S., en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento, de conformidad con la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales.
3. Alcance
Esta política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, consultados, transmitidos, transferidos, actualizados, eliminados o tratados por INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S., en medios físicos, digitales, biométricos, audiovisuales, documentales, contractuales, laborales, comerciales, administrativos, tecnológicos o cualquier otro medio.
Aplica frente a los datos personales de:
- Trabajadores, extrabajadores y sus beneficiarios.
- Candidatos a procesos de selección.
- Clientes actuales, potenciales y anteriores.
- Proveedores, contratistas y aliados.
- Visitantes a instalaciones físicas.
- Usuarios de canales digitales, formularios, sitios web o aplicaciones.
- Representantes legales, empleados o contactos de personas jurídicas.
- Participantes en eventos, capacitaciones, encuestas o actividades corporativas.
- Cualquier persona natural cuyos datos sean tratados por la compañía.
4. Definiciones
Para efectos de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato público: dato que no es semiprivado, privado o sensible, como datos relativos al estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público, entre otros permitidos por la ley.
- Dato privado: información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
- Dato semiprivado: información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, pero cuyo conocimiento puede interesar al titular y a cierto sector o grupo.
- Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia sindical, origen racial o étnico, entre otros.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
La regulación colombiana exige que el tratamiento de datos personales se realice bajo principios y reglas aplicables a bases de datos susceptibles de tratamiento por entidades públicas o privadas.
5. Principios para el tratamiento de datos personales
INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales conforme a los siguientes principios:
- Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la ley aplicable.
- Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas y previamente autorizadas.
- Libertad: el tratamiento solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo excepciones legales.
- Veracidad o calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: el titular podrá obtener información sobre la existencia de sus datos y el uso dado a los mismos.
- Acceso y circulación restringida: los datos personales no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro.
- Seguridad: se adoptarán medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales para proteger los datos personales.
- Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información.
Estos principios están alineados con el régimen colombiano de protección de datos personales, reconocido en la Ley 1581 de 2012.
6. Datos personales que podrán ser recolectados
Dependiendo de la relación del titular con la compañía, INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos:
6.1. Datos de identificación
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de documento.
- Fecha y lugar de expedición.
- Nacionalidad.
- Firma física o electrónica.
- Imagen, fotografía o video, cuando aplique.
6.2. Datos de contacto
- Dirección física.
- Correo electrónico.
- Número de celular o teléfono fijo.
- Ciudad y país de residencia.
6.3. Datos laborales y profesionales
- Hoja de vida.
- Experiencia laboral.
- Formación académica.
- Certificaciones.
- Referencias laborales y personales.
- Cargo, área, salario, tipo de contrato y demás información laboral.
6.4. Datos financieros, contables o transaccionales
- Certificaciones bancarias.
- Información tributaria.
- Datos para pagos, facturación, retenciones o reportes contables.
- Información relacionada con obligaciones contractuales o comerciales.
6.5. Datos de seguridad y acceso
- Registro de ingreso y salida.
- Imágenes de cámaras de seguridad.
- Datos de acceso a plataformas, sistemas o instalaciones.
6.6. Datos sensibles
La compañía podrá tratar datos sensibles únicamente cuando sea estrictamente necesario, exista autorización expresa del titular o se configure una excepción legal. Estos datos pueden incluir, por ejemplo:
- Datos de salud ocupacional.
- Incapacidades médicas.
- Restricciones o recomendaciones laborales.
- Huella, imagen facial u otros datos biométricos, si se usan para seguridad o control de acceso.
- Información de menores de edad beneficiarios, cuando sea necesaria para fines laborales, de seguridad social o beneficios.
El tratamiento de datos sensibles requiere especial cuidado, pues su uso indebido puede afectar la intimidad del titular o generar discriminación. La SIC ha señalado la importancia de contar con autorización expresa, finalidades específicas y medidas reforzadas cuando se tratan datos sensibles como biométricos.
7. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados por INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
7.1. Finalidades generales
- Identificar, contactar y mantener comunicación con los titulares.
- Verificar, actualizar y completar la información entregada.
- Atender solicitudes, consultas, quejas, reclamos o requerimientos.
- Gestionar relaciones contractuales, comerciales, laborales, administrativas o legales.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, tributarias y contractuales.
- Implementar controles de seguridad física, tecnológica y administrativa.
- Prevenir fraude, suplantación, pérdida de información, accesos no autorizados o incidentes de seguridad.
- Conservar soportes documentales, contractuales y contables conforme a los plazos legales aplicables.
- Realizar auditorías internas o externas.
- Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.
7.2. Finalidades laborales y de talento humano
- Gestionar procesos de selección, evaluación, contratación y vinculación.
- Verificar referencias laborales, académicas y personales.
- Administrar contratos laborales o de prestación de servicios.
- Realizar afiliaciones y reportes al sistema de seguridad social.
- Gestionar nómina, pagos, beneficios, incapacidades, vacaciones, certificaciones y novedades laborales.
- Cumplir obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.
- Gestionar procesos disciplinarios, evaluaciones de desempeño, formación y bienestar.
- Administrar información de beneficiarios o contactos de emergencia.
- Llevar registros relacionados con ingreso, permanencia y retiro del personal.
7.3. Finalidades comerciales y de servicio
- Gestionar relaciones con clientes, proveedores, contratistas y aliados.
- Preparar propuestas, cotizaciones, contratos, órdenes de compra, facturas y pagos.
- Realizar seguimiento a productos, servicios, entregas o cumplimiento contractual.
- Enviar información relacionada con servicios, novedades, eventos o comunicaciones corporativas, cuando exista autorización.
- Realizar encuestas de satisfacción, análisis de calidad o mejora continua.
7.4. Finalidades de seguridad
- Controlar el ingreso, permanencia y salida de personas en instalaciones.
- Monitorear áreas mediante sistemas de videovigilancia.
- Proteger la seguridad de las personas, bienes, equipos, instalaciones e información.
- Investigar incidentes de seguridad, pérdidas, daños o accesos no autorizados.
7.5. Finalidades tecnológicas
- Administrar usuarios, accesos, contraseñas y permisos en sistemas internos.
- Proteger redes, plataformas, correos, dispositivos y activos tecnológicos.
- Realizar copias de seguridad, auditorías, trazabilidad y monitoreo de sistemas.
- Implementar medidas de ciberseguridad y continuidad del negocio.
8. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. solo tratará datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando sea necesario, responda al interés superior del menor, respete sus derechos fundamentales y cuente con la autorización de sus representantes legales cuando sea exigible.
Estos datos podrán ser tratados, por ejemplo, para gestionar beneficiarios de trabajadores, afiliaciones, seguridad social, actividades de bienestar o cumplimiento de obligaciones legales.
9. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar consultas, quejas o reclamos frente al tratamiento de sus datos.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
- Revocar la autorización otorgada cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminar la información.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se ha vulnerado su derecho a la protección de datos personales.
Estos derechos se encuentran alineados con el objeto de la Ley 1581 de 2012 y con las políticas de referencia publicadas por la SIC, que incluyen mecanismos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos y revocar autorizaciones cuando proceda.
10. Deberes de la compañía como responsable del tratamiento
INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. se compromete a:
- Garantizar al titular el pleno ejercicio de sus derechos.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
- Informar claramente las finalidades del tratamiento.
- Mantener la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
- Actualizar, corregir o suprimir los datos cuando sea procedente.
- Tramitar consultas y reclamos de los titulares.
- Adoptar medidas para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Exigir a encargados y terceros el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y seguridad.
- Informar a la autoridad competente cuando se presenten incidentes de seguridad que deban ser reportados.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La SIC ha resaltado la importancia de que las organizaciones cuenten con políticas claras, avisos de privacidad, autorizaciones y mecanismos internos para atender consultas, quejas y reclamos.
11. Autorización para el tratamiento de datos personales
La recolección y tratamiento de datos personales por parte de INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos exceptuados por la ley.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, formularios web, plataformas tecnológicas, correo electrónico, firma manuscrita, firma electrónica, aceptación mediante casillas de verificación o cualquier otro mecanismo que permita acreditar que el titular conoció y aceptó el tratamiento de sus datos.
La autorización debe permitir verificar que el titular fue informado sobre las finalidades del tratamiento, los derechos que le asisten, los canales para ejercerlos y la identidad del responsable del tratamiento. La autorización previa, expresa e informada es un elemento central del régimen colombiano de protección de datos personales.
12. Tratamiento de datos sensibles
El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando exista una obligación legal, contractual o una finalidad legítima y necesaria.
Cuando INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. requiera tratar datos sensibles, informará al titular:
- Qué datos sensibles serán recolectados.
- La finalidad específica de su tratamiento.
- Que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo excepción legal.
- Las medidas de seguridad aplicables.
- Los canales para ejercer sus derechos.
La compañía implementará medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad para el tratamiento de datos sensibles.
13. Videovigilancia
Cuando INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. utilice cámaras de seguridad o sistemas de videovigilancia, informará a los titulares mediante avisos visibles en las instalaciones.
Las imágenes, videos o registros recolectados serán usados exclusivamente para finalidades de seguridad, control de acceso, protección de personas, bienes e instalaciones, investigación de incidentes y atención de requerimientos de autoridades competentes.
Los registros de videovigilancia serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados, salvo que deban conservarse por un término superior en virtud de una investigación, reclamo, requerimiento legal o contractual.
14. Transmisión y transferencia de datos personales
INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros nacionales o internacionales cuando sea necesario para cumplir las finalidades autorizadas, obligaciones legales, contractuales, administrativas, comerciales, laborales, tecnológicas o de seguridad.
En estos casos, la compañía procurará que los terceros receptores cumplan estándares adecuados de seguridad, confidencialidad y tratamiento de datos personales.
Podrán recibir datos personales, entre otros:
- Proveedores tecnológicos.
- Proveedores de nómina, contabilidad, seguridad social o gestión humana.
- Entidades financieras.
- Compañías de seguros.
- Administradoras de riesgos laborales, EPS, fondos de pensión y cajas de compensación.
- Firmas auditoras, contables, jurídicas o de consultoría.
- Clientes, proveedores o aliados cuando sea necesario para la relación contractual.
- Autoridades administrativas, judiciales o de control.
La Ley 1581 de 2012 regula la aplicación del régimen de protección de datos a bases de datos tratadas en Colombia y contempla disposiciones sobre circulación y tratamiento por responsables o encargados.
15. Seguridad de la información
INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. adoptará medidas técnicas, administrativas, físicas, humanas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación, destrucción o tratamiento no autorizado.
Estas medidas podrán incluir:
- Control de accesos.
- Perfiles y permisos por rol.
- Confidencialidad contractual.
- Copias de seguridad.
- Almacenamiento seguro.
- Cifrado o protección de archivos cuando aplique.
- Protocolos de manejo documental.
- Capacitación interna.
- Gestión de incidentes.
- Eliminación segura de información.
- Restricción de acceso a bases de datos.
- Revisión periódica de proveedores y encargados.
16. Conservación de los datos personales
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, administrativas o de defensa judicial.
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y siempre que no exista obligación legal o contractual de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o archivados de manera segura, según corresponda.
17. Consultas, reclamos y ejercicio de derechos
El titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud enviada a:
Área responsable: HSEQ y Talento Humano
Correo electrónico: HSEQ@coltoys.com y Rhumano@coltoys.com
Dirección física: Carrera 17 No. 164 – 43
Teléfono: (601) 6784458
La solicitud deberá contener como mínimo:
- Nombre completo del titular.
- Tipo y número de documento.
- Descripción clara de la consulta, reclamo o solicitud.
- Datos de contacto para recibir respuesta.
- Documentos que soporten la solicitud, si aplica.
- Acreditación de representación, cuando actúe a través de apoderado o tercero autorizado.
18. Procedimiento para consultas
Cuando el titular solicite conocer la información que repose sobre él en las bases de datos de la compañía, INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. atenderá la consulta dentro de los términos establecidos por la ley aplicable.
Si no fuere posible atender la consulta dentro del término inicial, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta.
19. Procedimiento para reclamos
Cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada, suprimida o que existe un presunto incumplimiento en el tratamiento de sus datos, podrá presentar un reclamo.
Si el reclamo está incompleto, la compañía podrá solicitar al titular que subsane la información necesaria. Una vez recibido el reclamo completo, se tramitará conforme a los términos legales aplicables.
20. Revocatoria de la autorización y supresión de datos
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales cuando considere que el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías legales.
No obstante, la supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal, contractual, administrativo, contable, tributario, laboral o judicial que obligue a conservar la información.
21. Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales en nombre de INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. deberán guardar confidencialidad sobre la información, incluso después de finalizar su relación laboral, contractual o comercial con la compañía.
22. Modificaciones a la política
INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. podrá modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados oportunamente a los titulares a través de los canales disponibles, tales como sitio web, correo electrónico, comunicaciones internas, formularios, carteleras o cualquier otro medio idóneo.
La SIC recomienda que las políticas estén disponibles para los titulares y que las modificaciones sustanciales sean informadas de manera oportuna.
23. Vigencia
La presente política rige a partir del 24 de julio de 2026 y permanecerá vigente mientras INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CÍA. S.A.S. realice tratamiento de datos personales o subsistan obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables, fiscales, laborales o judiciales relacionadas con dichos datos.
NELSON AUGUSTO PARRA PIÑEROS
C.C. 19.138.789 DE BOGOTA
Representante legal INVERSIONES PARRA PIÑEROS Y CIA S.A.S.
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